Opgavestyring gennem indbakken = no go

Måden vi håndterer emails på siger meget om måden vi håndterer vores tid på.

Lad os bare se det i øjnene, Indbakken er ikke det mest optimale opgavestyringsværktøj der er opfundet. Alligevel ser jeg daglige eksempler på at den bliver brugt til opgavestyring, prioritering af opgaver, huskeliste og meget mere.

Hvis man, som jeg, modtager mange emails hver dag, så vil ovenstående teknik hurtigt medføre at sidst ankomne mail automatisk får størst opmærksomhed idet den ligger øverst. Den opgave arbejder jeg så med indtil der kommer en ny mail, så begynder jeg at læse om det nyeste indenfor HPs serverudvikling, jeg bliver ikke helt færdig før der kommer en mail med info om at nu er der nyt på mine børns skoleintra-side, så det må jeg hellere lige se hvad er……..
Ok, jeg tror du er med på hvad jeg mener.

Automatisering og håndtering af indkomne mails.
Derfor har jeg valgt at automatisere den største del af min håndtering af indkomne mails, det gør jeg ved flere teknikker.

Som det første har jeg besluttet mig for at jeg ikke vil bruge tid på at åbne og læse den samme mail mange gange. Du kan helt sikker nikke genkendende til situationen hvor du lige skimmer en mail og tænker “den må jeg lige læse når jeg har bedre tid”, næste dag åbner du den igen og tænker “den må jeg lige læse når jeg har bedre tid”, næste dag…… (Ok den har du også fat i nu). Derfor har jeg lavet mig en lille liste over mulige handlinger når jeg modtager en mail – og der er ikke andre muligheder.

  • Sortér i undermappe til senere behandling
  • Slet uden at have læst
  • Læs og: Slet, arkiver, besvar og slet, uddeleger-videresend og slet.
  • Gør nu og slet så.

Jeg arkivere i undermapper i indbakken og har få aktive mapper der kræver daglig indsats:

  1. Handling, til mails der skal bruges mere end 2 minutter på at håndtere
  2. Arkiveres, til mails der skal arkiveres. Det er både kundemails, salgsmails osv.
  3. Dagligt nyt, til mails fra maillister jeg gerne vil holdes opdateret på dagligt.
  4. Ugenyt, til maillister der ikke er så vigtige at holde mig opdateret på.

I mappe nr. 1 ligger der mails jeg skal bruge til viderebehandling af en opgave, men det er ikke min opgaveliste. Opgaven står på min ToDo-liste og jeg ved så at evt. mails der skal bruges ligger i denne mappe.

I mappe nr. 2 lægger jeg alle mails der skal arkiveres, det kan være bekræftelser fra kunder eller andet der skal gemmes af historiske årsager. En gang i kvartallet går jeg så ind i mappen og sortere ud i de passive mapper i min indbakke. Det sker ved at jeg kører de regler der er lavet på mappen, de mails der er tilbage laver jeg så nye regler på og kører dem igennem. I outlook er det ganske let at lave regler, du skal bare højreklikke på mailen og vælge punktet “opret regel”. Husk at lave det til en inaktiv regel der kun køres når du vil, ellers risikere du at alle indkomne mails bliver sorteret før du har set dem.

I mappe nr. 3 ligger de nyhedsmails jeg læser hver dag, jeg prøver at holde dem til en lille eksklusiv gruppe så jeg kan læse dem igennem på 15 min. sidst på dagen. Sorteringen sker ved en aktiv regel på indbakken, så disse mails ser jeg ikke før jeg går ind i mappen. Jeg har så lavet en regel for mig selv (ikke en outlook-regel) så jeg sletter alle mails i mappen hver gang jeg har været inde og læse noget af indholdet.

I mappe nr. 4 ligger de nyhedsmails der ikke er så vigtige for mig, hvis jeg ikke har haft tid til at kigge på indholdet i mappen i løbet af ugen, så bliver de alle slettet fredag eftermiddag.

Det betyder at min indbakke er tom når arbejdsdagen er slut.

Jeg bruger ikke min firmamail til private mails, hvis jeg er kommet til at oplyse firma-mailadressen i private sammenhænge så opretter jeg en regel der sortere disse mails over i min private indbakke.

4 Replies to “Opgavestyring gennem indbakken = no go”

  1. God ide med inddeling i denne struktur. Den er dog alt for simplificeret til at jeg ville kunne benytte den. Bruger du fortsat denne metode i dag?

    Jeg har ofte behov for at finde gammel kommunikation eller at besvare en tidligere henvendelse fra en bestemt person/firma. Via en struktureret træstruktur, så kan jeg hurtigt finde nøjagtigt den eller de mails jeg leder efter.

    Hvis jeg havde din struktur, så ville jeg bruge søge funktionen alt for tit med deraf følgende tidsspilde.

    Hvordan håndterer du dette? Gemmer du evt. tidligere kommunikation i et andet system? CRM eller lignende…

  2. Hej Erik,

    Jeg bruger, stort set, samme metode og struktur i dag.

    Jeg har skam også træstrukturen, jeg bruger bare ikke tid på at sortere mails ud i strukturen manuelt. Den mappe der hedder “Arkiveres” bruger jeg kun som hurtig opsamling. Jeg kører ofte (tidligere hvert kvartal, men nu noget oftere) mine outlook-regler på mappen, det er regler der automatisk sortere mails ud i mapper. Eksempelvis alle mails fra @kundenavn1.dk ud i en mappe der hedder “kundenavn1” osv. Når jeg har kørt mine regler ligger der altid nogle mails tilbage, dem højreklikker jeg på og vælger “opret regel” og så kører jeg reglerne igen. Så er de automatiseret til næste gang.

    Det er det jeg har forsøgt at beskrive under pkt. 2, men måske lidt snørklet 🙂

    Så jeg tror egentlig vi gøre det samme, jeg bruger bare ikke tiden på at sortere mails ud i mapper, jer smider bare alt det der skal arkiveres i “arkiveres”-mappen og så sorterer jeg automatisk derfra.

    Det er faktisk sjældent jeg finder mails manuelt mere, jeg synes at søgefunktionen i Outlook virker så godt, så jeg søger bare efter afsender, navn eller noget af indholdet.

  3. Jeg bruger skam heller ikke tid på at sortere mails manuelt 😉

    Jeg har naturligvis automatiske meddelelsesregler der smider mails i korrekte mapper lige så snart mailen modtages.

    Jeg havde ikke forstået dit pkt.2. Vi gør åbenbart det samme her, bortset fra at mine regler køres automatisk hele tiden. Hvad er fordelen ved at du kører dem kvartalsvis frem for altid?

  4. Jeg bruger indbakken til at læse de indkomne mails, så jeg synes det er forvirrende at de ryger uden om indbakken og direkte i arkivmapperne 🙂

    Ved at skulle flytte dem over i “Arkiveres”-mappen manuelt, så undgår jeg også at jeg glemmer en mail, hvis jeg kommer til at markere den som ulæst. F.eks. hvis jeg bliver afbrudt midt i at læse den eller lign., så bliver den i indbakken.

    Jeg bruger ikke “ulæste” funktionen til noget, i den forbindelse.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *