Opgavestyring gennem indbakken = no go

Måden vi håndterer emails på siger meget om måden vi håndterer vores tid på.

Lad os bare se det i øjnene, Indbakken er ikke det mest optimale opgavestyringsværktøj der er opfundet. Alligevel ser jeg daglige eksempler på at den bliver brugt til opgavestyring, prioritering af opgaver, huskeliste og meget mere.

Hvis man, som jeg, modtager mange emails hver dag, så vil ovenstående teknik hurtigt medføre at sidst ankomne mail automatisk får størst opmærksomhed idet den ligger øverst. Den opgave arbejder jeg så med indtil der kommer en ny mail, så begynder jeg at læse om det nyeste indenfor HPs serverudvikling, jeg bliver ikke helt færdig før der kommer en mail med info om at nu er der nyt på mine børns skoleintra-side, så det må jeg hellere lige se hvad er……..
Ok, jeg tror du er med på hvad jeg mener.

Automatisering og håndtering af indkomne mails.
Derfor har jeg valgt at automatisere den største del af min håndtering af indkomne mails, det gør jeg ved flere teknikker.

Som det første har jeg besluttet mig for at jeg ikke vil bruge tid på at åbne og læse den samme mail mange gange. Du kan helt sikker nikke genkendende til situationen hvor du lige skimmer en mail og tænker “den må jeg lige læse når jeg har bedre tid”, næste dag åbner du den igen og tænker “den må jeg lige læse når jeg har bedre tid”, næste dag…… (Ok den har du også fat i nu). Derfor har jeg lavet mig en lille liste over mulige handlinger når jeg modtager en mail – og der er ikke andre muligheder.

  • Sortér i undermappe til senere behandling
  • Slet uden at have læst
  • Læs og: Slet, arkiver, besvar og slet, uddeleger-videresend og slet.
  • Gør nu og slet så.

Jeg arkivere i undermapper i indbakken og har få aktive mapper der kræver daglig indsats:

  1. Handling, til mails der skal bruges mere end 2 minutter på at håndtere
  2. Arkiveres, til mails der skal arkiveres. Det er både kundemails, salgsmails osv.
  3. Dagligt nyt, til mails fra maillister jeg gerne vil holdes opdateret på dagligt.
  4. Ugenyt, til maillister der ikke er så vigtige at holde mig opdateret på.

I mappe nr. 1 ligger der mails jeg skal bruge til viderebehandling af en opgave, men det er ikke min opgaveliste. Opgaven står på min ToDo-liste og jeg ved så at evt. mails der skal bruges ligger i denne mappe.

I mappe nr. 2 lægger jeg alle mails der skal arkiveres, det kan være bekræftelser fra kunder eller andet der skal gemmes af historiske årsager. En gang i kvartallet går jeg så ind i mappen og sortere ud i de passive mapper i min indbakke. Det sker ved at jeg kører de regler der er lavet på mappen, de mails der er tilbage laver jeg så nye regler på og kører dem igennem. I outlook er det ganske let at lave regler, du skal bare højreklikke på mailen og vælge punktet “opret regel”. Husk at lave det til en inaktiv regel der kun køres når du vil, ellers risikere du at alle indkomne mails bliver sorteret før du har set dem.

I mappe nr. 3 ligger de nyhedsmails jeg læser hver dag, jeg prøver at holde dem til en lille eksklusiv gruppe så jeg kan læse dem igennem på 15 min. sidst på dagen. Sorteringen sker ved en aktiv regel på indbakken, så disse mails ser jeg ikke før jeg går ind i mappen. Jeg har så lavet en regel for mig selv (ikke en outlook-regel) så jeg sletter alle mails i mappen hver gang jeg har været inde og læse noget af indholdet.

I mappe nr. 4 ligger de nyhedsmails der ikke er så vigtige for mig, hvis jeg ikke har haft tid til at kigge på indholdet i mappen i løbet af ugen, så bliver de alle slettet fredag eftermiddag.

Det betyder at min indbakke er tom når arbejdsdagen er slut.

Jeg bruger ikke min firmamail til private mails, hvis jeg er kommet til at oplyse firma-mailadressen i private sammenhænge så opretter jeg en regel der sortere disse mails over i min private indbakke.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *